整一個 QR Code 簽到系統，核心步驟分四步：建立活動登記表單、將表單連結轉換成 QR Code、印出或展示 QR Code 供參加者掃碼、實時查看簽到名單。整個流程可以完全免費完成，毋須額外軟件，適合研討會、展覽、公司活動、婚宴等各類場合使用。
為何要用 QR Code 做活動簽到？
傳統紙本簽名冊有幾個明顯缺點：需要人手輸入、容易字跡難辨、現場排長龍等待、事後難以統計出席人數。用 QR Code 簽到系統可以解決以上問題：
- 無需人手輸入：參加者自行掃碼填表，資料即時進入電子表格
- 即時統計：主辦方可隨時在手機或電腦上查看實時出席人數
- 減少人力：簽到桌毋須安排大量工作人員守候
- 數據完整：電子記錄方便日後跟進及寄送感謝郵件
對於預算有限的中小企或非牟利機構而言，免費方案已足以應付大多數活動需求。
第一步：建立活動登記表單
最常見的做法是使用 Google 表單（Google Forms）或 Microsoft Forms，兩者均免費且支援中文介面。
Google 表單設定步驟：
1. 登入 Google 帳戶，前往 forms.google.com 2. 點選「空白表單」建立新表單 3. 加入必填欄位：姓名、電話或電郵（至少一項方便聯絡） 4. 如需區分，可加入「參加者類別」下拉選單（例如：VIP 嘉賓、普通出席者、媒體） 5. 點選右上角「回覆」分頁，開啟「接受回覆」功能 6. 點選「與 Google 試算表連結」，讓回覆自動記錄入 Google Sheets
表單設計小貼士：
- 欄位不宜過多，簽到場景講求快捷，3-5 個欄位最理想
- 可加入「已確認出席（RSVP）」的姓名核實欄位，讓提前登記者只需填入姓名即可核對
- 若有多個場次，加入「場次選擇」欄位方便分流統計
第二步：生成 QR Code 簽到系統連結
表單建立後，需要取得可供分享的連結，再轉換成 QR Code。
取得表單連結：
1. 在 Google 表單右上角點選「傳送」按鈕 2. 選擇「連結」分頁，勾選「縮短網址」 3. 複製縮短後的網址（格式類似 forms.gle/xxxxx）
生成 QR Code：
常用的免費 QR Code 生成工具包括：
- QR Code Generator（qr-code-generator.com）：介面簡單，支援自訂顏色及加入 logo
- QRCode Monkey（qrcode-monkey.com）：支援高解析度下載，適合印刷
- Google Chrome 瀏覽器內建：在 Chrome 地址欄貼入表單連結，點選右側分享圖示，選「建立 QR 碼」，即可即時下載
將表單連結貼入上述工具，下載 PNG 格式的 QR Code 圖片，解析度建議最少 1000 x 1000 像素，確保印刷清晰。
第三步：活動當日展示與掃碼流程
QR Code 的展示方式直接影響簽到效率，有幾個實用安排值得注意：
展示建議：
- 列印成 A3 或 A4 尺寸，置於桌面立架，高度配合站立參加者視線
- 若場地較大，準備多份放置於不同入口，分散人流
- 在 QR Code 旁加入簡短說明文字，例如「請掃碼簽到 / Please scan to check in」
現場掃碼流程： 參加者只需用手機相機或任何 QR Code 掃描 app 掃碼，系統會自動開啟表單，填入資料後提交即完成簽到。整個過程一般不超過 30 秒。
處理「無法掃碼」個案：
- 準備平板電腦或備用手機，讓工作人員協助不懂操作的人士
- 備存一份紙本簽名表格，以防極少數參加者沒有智能手機
如需更完整的功能（例如預先核對 RSVP 名單、即時出票），可參考 [HKINT QR Code 活動簽到系統](/qr-checkin) 的專業解決方案，支援實時名單比對及多場次管理。
第四步：即時查看簽到名單與事後整理
實時監察：
由於 Google 表單回覆已連結至 Google Sheets，主辦方可在活動進行期間：
- 在手機上開啟對應的 Google Sheets，實時查看最新簽到人數
- 在「回覆」分頁查看回覆數量及分項統計圖表
事後數據整理：
活動結束後，Google Sheets 內的數據可直接用於：
- 計算實際出席人數與 RSVP 人數的比率
- 篩選出席者的聯絡方式，發送感謝函或後續資訊
- 按場次、參加者類別等分類製作報告
如需進階分析，可將 Sheets 數據匯出成 CSV，再用 Excel 製作圖表。
Google Sheets 簽到 vs 專用簽到系統比較
| 比較項目 | Google Sheets 方案 | 專用簽到系統 |
|---|---|---|
| 費用 | 免費 | 免費至月費制 |
| 設定難度 | 低，30 分鐘內完成 | 視系統而定 |
| 核對 RSVP 名單 | 需手動比對 | 自動核對並標記 |
| 列印通行證/票券 | 不支援 | 支援 |
| 離線使用 | 不支援 | 部分支援 |
| 適合場合 | 小型至中型活動 | 中型至大型活動 |
對於 100 人以下的小型聚會、公司內部活動或社區活動，Google Sheets 方案完全足夠。若活動人數超過 200 人、需要核對預先報名名單、或需要列印通行證，專用系統的優勢才會明顯體現。
常見問題
Q：參加者掃碼後提交的資料，我可以即時看到嗎？
可以。Google 表單的回覆會即時同步到連結的 Google Sheets，只要你在手機或電腦上開啟該 Sheets 並保持網絡連線，每隔數秒重新整理即可看到最新記錄。在「回覆」分頁亦可開啟電郵通知，每次有新提交時收到通知。
Q：QR Code 掃到一半，參加者網絡斷線，資料有沒有儲存？
若參加者已成功提交表單（見到「已記錄您的回覆」的確認畫面），資料已儲存。若網絡中斷發生於提交前，資料會留在表單頁面，待網絡恢復後重新提交即可。建議在活動現場提供 Wi-Fi，確保上網穩定。
Q：同一個 QR Code 可以讓多少人同時掃碼？
Google 表單本身沒有嚴格的同時提交人數上限，小型至中型活動（每小時數百次提交）一般不會出現問題。若是大型活動（例如展覽開幕，短時間內數千人同時掃碼），建議事先測試，或考慮使用專為高並發場景設計的專業系統。